- Il cliente
ACLI Service Pisa
Acli Service Pisa è una realtà articolata, distribuita su più sedi provinciali, che gestisce servizi fiscali, amministrativi e progettuali. L’organizzazione opera con un elevato volume di attività quotidiane, una rete di lavoratori e partner, e una forte dipendenza da processi amministrativi complessi.
- Esigenze
La sfida da affrontare
La necessità principale era quella di migliorare la gestione dei flussi informativi e dei processi economico amministrativi. L’analisi iniziale dei processi ha messo in luce criticità significative, soprattutto nella rendicontazione dei progetti finanziati e nella gestione dei pagamenti e della liquidità. Acli Service Pisa aveva quindi bisogno di:
- Uno strumento che rendesse coerenti e controllabili i dati di budget, costi e personale dei progetti.
- Un sistema che permettesse di verificare in tempo reale la liquidità disponibile sui vari conti.
- Un'interfaccia unica per gestire pagamenti, incassi, fornitori e saldi.
- Una piattaforma accessibile da tutte le sedi, anche in mobilità.
- Il progetto
Una piattaforma unificata per ordine e tracciabilità
Il progetto sviluppato da eLabor ha previsto la realizzazione di una piattaforma web unificata, progettata per affrontare simultaneamente alcuni ambiti critici dell’organizzazione: la rendicontazione dei progetti finanziati e la gestione dei flussi economici. L’obiettivo non era semplicemente digitalizzare processi esistenti, ma costruire un sistema capace di portare ordine, coerenza e tracciabilità in attività che coinvolgono più sedi, più partner e una grande quantità di dati eterogenei.
Rendicontazione progetti
La prima fase del progetto sviluppato da eLabor ha riguardato la definizione di un modello dati in grado di rappresentare in modo strutturato la complessità dei progetti: sezioni, partner, budget, costi rendicontabili, personale coinvolto e relative ore di lavoro. La piattaforma consente di gestire queste informazioni in modo coerente, garantendo che ogni livello (lavoratore, partner, sezione, progetto) sia allineato e verificabile. La generazione dei rendiconti, sia complessivi sia di dettaglio, è stata progettata per essere immediata, esportabile e sempre coerente con i dati inseriti. La piattaforma comprende inoltre un insieme di gestioni anagrafiche che costituiscono la base informativa dell’intero sistema: partner, lavoratori, conti correnti e fornitori. Ogni entità è descritta attraverso dati essenziali, organizzati in modo da supportare sia la rendicontazione sia la gestione economica. Questo approccio modulare consente di mantenere un archivio unico, evitando duplicazioni e garantendo la coerenza dei dati nel tempo.
Cruscotto pagamenti e liquidità
Parallelamente è stato sviluppato un modulo dedicato alla gestione dei pagamenti e della liquidità. Questo componente permette di monitorare in tempo reale la situazione dei conti correnti, visualizzare saldi, disponibilità attuale, previsioni di incassi e pagamenti, e individuare il conto più idoneo da utilizzare per ogni operazione. Il sistema integra funzioni di filtro, modifica e registrazione, così da offrire un quadro aggiornato e affidabile della situazione finanziaria.
Cruscotto contratti
Questa sezione permette di gestire in modo completo e automatizzato i contratti di locazione. In base alla data di scadenza impostata dall’operatore, il sistema invia automaticamente notifiche via e-mail, facilitando il monitoraggio delle scadenze. È possibile aggiornare le informazioni relative ai contratti, gestire eventuali proroghe o risoluzioni e mantenere sempre allineati i dati amministrativi. Le anagrafiche integrate permettono di richiamare rapidamente i dati dei proprietari già registrati, evitando duplicazioni e velocizzando l’inserimento delle informazioni. Il cruscotto consente inoltre di monitorare più contratti associati allo stesso soggetto. Tutte le informazioni sono centralizzate e accessibili da un’unica interfaccia, progettata per semplificare la gestione e ridurre il rischio di errori.